7 Passos para uma automação de processos bem sucedida - 2R Inovações

7 Passos para uma automação de processos bem sucedida

1º – Modelagem

A modelagem de processos pode ser realizada em ferramentas de BPMS (Business Process Management Suites), com foco na automação ou na modelagem para documentação, a maioria segue a notação BPMN (Business Process Modeling Notation) que utiliza uma série de ícones padrões para o desenho de processos facilitando o seu entendimento.

Essa é uma etapa importante para a Automação dos Processos, pois é nessa fase que os processos são descobertos e desenhados, e pode ser realizadas alterações durante o mapeamento e modelagem visando à melhoria continua.

2º – Simulação

Após a finalização da modelagem do processo, identificação das áreas e dos atores envolvidos, especificação de cada atividade e definição de regras para o fluxo do processo, podemos iniciar a simulação e realizar variáveis de testes para saber se as regras pré-estabelecidas estão de acordo com o objetivo da empresa e se as tarefas estão sendo encaminhadas para as pessoas certas, conforme definido na modelagem.

3º – Automação

A automação de processos de negócio com BPMS é uma prática extremamente eficiente e eficaz, pois é possível obter controle mais rígido sobre as necessidades da empresa, adaptar-se de forma ágil às novas tendências de mercado e acompanhar todo o andamento do processo entre as áreas e pessoas envolvidas, com baixo custo e redução de tempo na execução.

Suítes podem ser criadas por processos específicos e não pelo pacote completo de desenvolvimento de um software, aumenta a comunicação corporativa, reduzir erro de execução (retrabalho) e oferece um serviço com maior qualidade aos clientes.

4º – Execução

A execução do processo automatizado ocorre após a modelagem, simulação e automação já terem sido realizadas. O BPMS utilizado faz com que as tarefas sejam enviadas para cada pessoa envolvida no processo, obedecendo à ordem de execução de cada atividade e viabilizando o controle do tempo de execução das mesmas, além de criar regras de negócio estabelecidas para o processo.

5º – Controle/Medição

O controle e medição ideal de BPM (Business Process Management) é aquele que está presente durante todas as etapas, desde o início da modelagem até a análise pós-conclusão da execução. Tal controle deve ser realizado com base nos indicadores de desempenho e podem ser direcionados para cada visão gerencial da empresa (Estratégico, Tático e Operacional).

BPMS pode gerar relatório dos processos:

·        Relatório de Análise, para os processos que já tenham finalizada suas execuções;

·        Relatórios de Acompanhamento, para os processos que estiverem em execução (BAM – Business Activity Monitoring), sendo importante para evitar que os erros sejam encontrados somente quando a execução do processo for concluída.

6º – Otimização

A otimização dos processos, também definida como a sinergia entre as diferentes atividades realizadas por uma empresa (departamentos, pessoas, processos e procedimentos), pode caracterizar a compreensão, execução, mensuração e o monitoramento, visando atingir os resultados definidos como objetivo das metas traçadas.

7º – Tecnologia BPM

Tecnologia BPM reúne diversas ferramentas, métodos e técnicas de gerenciamento com o propósito de monitorar e controlar o desenvolvimento e andamento dos processos.

As ferramentas de BPM quando implantadas, pode transformar a insatisfação dos resultados em melhorias efetivas para a empresa, permitindo não somente gerenciar um processo de negócio através de seus componentes (tarefas, pessoas, máquinas e softwares), como também extrair com precisão os custos, tempo e consumo de recursos inerentes a cada um deles.

Alguns benefícios que a tecnologia BPM trará para sua empresa:

·        Transparência nas etapas do processo;

·        Maior controle administrativo;

·        Aumento da produtividade;

·        Redução dos custos;

·        Automação dos processos;

·        Geração de evidências.

 

Autor: Eduardo Rocha